KI-gestützte Dokumentenverarbeitung & Vertragsmanagement
Verträge, Belege und Schriftstücke automatisch klassifizieren, extrahieren und prüfen – DSGVO-konform auf eigener Infrastruktur.
Das Problem
In vielen Unternehmen landen Verträge, Rechnungen, Belege und Korrespondenz in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder Papierakten. Das Suchen, Sortieren und Prüfen kostet Zeit, erzeugt Fehler und erschwert die Einhaltung von Fristen und Vorgaben. Besonders bei sensiblen Dokumenten ist der Einsatz öffentlicher Cloud-Dienste problematisch, weil Daten das Haus verlassen und Auftragsverarbeitungsverträge erforderlich werden. Unternehmen brauchen daher eine Lösung, die Dokumente verarbeitet, ohne sie extern zu übermitteln.
Die Lösung
Mit lokalen oder EU-gehosteten KI-Modellen lassen sich Dokumente automatisch erfassen, klassifizieren und inhaltlich auswerten. Vertragsdaten, Fristen, Klauseln oder Abweichungen werden extrahiert und strukturiert bereitgestellt. Die KI übernimmt die Vorbereitung, menschliche Fachkräfte behalten die Freigabe und Verantwortung. Durch den Betrieb in der eigenen Infrastruktur bleiben Mandanten-, Kunden- und Betriebsgeheimnisse geschützt.
Vorteile im Überblick
Was Unternehmen mit diesem Use-Case konkret gewinnen – ohne Emojis, aber mit klarem Mehrwert.
Automatische Klassifizierung
Eingehende Dokumente werden erkannt und den richtigen Kategorien, Projekten oder Akten zugeordnet.
Extraktion wichtiger Inhalte
Fristen, Beträge, Vertragsparteien, Klauseln und Abweichungen werden strukturiert extrahiert.
DSGVO-konform & auditfähig
Lokaler Betrieb, keine Datenweitergabe an Dritte, nachvollziehbare Verarbeitungsprotokolle.
Nahtlose Systemintegration
Anbindung an DMS, ERP, CRM und Buchhaltung – statt isolierter Insellösungen.
Ablauf der Umsetzung
Dokumentenlandkarte & Anforderungen
Wir analysieren, welche Dokumente wie anfallen, wer sie bearbeitet und welche Informationen extrahiert werden müssen.
KI-Modell & Infrastruktur
Auswahl des passenden lokalen Modells sowie der Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen.
Pilot mit echten Dokumenten
Testlauf mit einem begrenzten Korpus, Optimierung der Erkennungsraten und Freigaberegeln.
Produktivbetrieb & Schulung
Rollout in den Alltag, Übergabe an die Fachabteilung und Schulung der Nutzenden.
Passend für diese Anforderungen
Der Use-Case eignet sich besonders, wenn Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Integration im Mittelpunkt stehen.
Häufige Fragen
Verträge, Rechnungen, Belege, E-Mails mit Anhängen, technische Zeichnungen mit Text, Protokolle und Korrespondenz. Die Qualität der Erkennung hängt von der Scan- bzw. Dateiqualität ab.
Nein. Die KI bereitet Inhalte vor, markiert Abweichungen und extrahiert Fristen. Die rechtliche Bewertung und Freigabe verbleiben bei Ihren Fachkräften.
Durch lokalen oder EU-gehosteten Betrieb, Zugriffskonzepte, Protokollierung und die Vermeidung von Cloud-Diensten Dritter. Genau das macht den Ansatz für regulierte Branchen geeignet.
Ein Pilot für ein definiertes Dokumentenvolumen ist in vier bis acht Wochen umsetzbar. Ausschlaggebend sind Dokumentenqualität, Schnittstellen und Freigabeprozesse.
Lassen Sie uns über Dokumentenverarbeitung & Vertragsmanagement sprechen
Wir klären mit Ihnen Ziele, Rahmenbedingungen und passende nächste Schritte.
Erstgespräch vereinbaren